Una domanda richiede pochi secondi. Un’interruzione, spesso, molto di più.
“Qual è la password del Wi-Fi?”, “A che ora è il check-out?”, “Dove possiamo parcheggiare?”, “C’è un ristorante qui vicino?”. Sono domande semplici e assolutamente normali durante un soggiorno. Per chi gestisce un B&B, un appartamento, un agriturismo o una piccola struttura ricettiva, però, il problema non è quasi mai il minuto necessario per rispondere. È il numero di volte in cui queste richieste interrompono ciò che si stava facendo. È proprio qui che un assistente virtuale per strutture ricettive può diventare uno strumento concreto nella gestione quotidiana.
Il vero costo delle domande ripetitive
Rispondere a un messaggio può richiedere trenta secondi. Ma bisogna accorgersi della notifica, interrompere un’altra attività, leggere la domanda, recuperare eventualmente l’informazione e rispondere. Moltiplichiamo tutto questo per diversi ospiti e per molte richieste durante la giornata e quei pochi secondi iniziano ad avere un peso diverso. Soprattutto perché chi gestisce una struttura ha già moltissime attività di cui occuparsi: arrivi, partenze, pulizie, fornitori, prenotazioni, imprevisti e, naturalmente, l’accoglienza degli ospiti.
Automatizzare non significa rendere l’ospitalità meno umana
È forse questo l’equivoco più importante da superare. Usare la tecnologia per rispondere ad alcune richieste non significa sostituire il rapporto tra host e ospite. Significa piuttosto riservare l’intervento umano ai momenti nei quali può davvero fare la differenza. Una richiesta particolare, un problema o un consiglio personale meritano attenzione. Comunicare per la decima volta l’orario della colazione o la password del Wi-Fi, invece, è un’attività che può essere demandata senza peggiorare l’esperienza dell’ospite.
Un assistente virtuale per strutture ricettive sempre a disposizione dell’ospite
È su questo principio che nasce EasyHost. L’host inserisce le informazioni relative alla propria struttura e le mantiene sotto il proprio controllo. L’ospite, durante il soggiorno, può accedere facilmente all’assistenza, ad esempio inquadrando un QR code presente in camera o nelle aree comuni, e iniziare a fare le proprie domande direttamente su WhatsApp. Non deve installare una nuova applicazione né cercare tra messaggi, email o fogli informativi ricevuti giorni prima.
Una risposta immediata è anche un servizio migliore
Il vantaggio, infatti, non riguarda soltanto il tempo risparmiato dall’host. Se un ospite ha bisogno di un’informazione alle 22:30, poterla ottenere subito è meglio che dover aspettare una risposta. Se parla un’altra lingua, poter formulare la domanda nella propria lingua rende l’interazione ancora più semplice. Un assistente virtuale per strutture ricettive può quindi contribuire anche alla percezione del servizio: informazioni più facilmente accessibili, risposte rapide e un punto di riferimento disponibile durante il soggiorno.
Meno interruzioni, più tempo per ospitare
La tecnologia ha senso quando elimina un’attività senza eliminare il valore che quell’attività produce. Automatizzare le risposte alle domande ricorrenti non significa occuparsi meno degli ospiti: può significare esattamente il contrario. Significa avere più tempo e attenzione per le situazioni nelle quali servono davvero una persona, esperienza e capacità di accogliere. EasyHost nasce con questo obiettivo: lasciare alla tecnologia ciò che può gestire bene, per lasciare all’host ciò che conta davvero.
